必要な書類だけ残しておこう

書類整理を効率的に行うコツとは?

作業効率を高める目的

全く書類を整理していない場合は、大量の書類があると思います。 いらない書類もあるでしょうから、分別することから始めてください。 最低でも1年は書類を残しましょう。 1年経過しても使わなかった書類は、処分の対象になります。 書類を減らすと、整理しやすくなるでしょう。

1年以上使っていない

書類が多いと、整理する作業が滞ります。
必要ないと判断した書類は、思い切って処分してください。
まず書類の量を減らしてから、整理しましょう。
判断する際のポイントは、最後に使った日になります。
1年以上使っていない書類は、今後も使わないでしょうから処分しても構いません。
中には、機密情報が掲載されている書類もあると思います。
第三者に情報を盗まれたら困るので、誰の目にも触れることなく処分しなければいけません。

必要な書類は、日付ごとにまとめてください。
すると書類を探す時に、いつ使った書類なのかわかればスムーズに探せます。
適当にファイリングしていると、探しにくいので仕事の効率が悪くなってしまいます。
必要な情報が掲載されている書類をすばやく見つけて、仕事に活かしてください。
仕事のジャンルごとに、書類を分別してもいいと思います。
顧客情報と商品に関する書類は、分けてください。
全て一緒にしていると、どこに何の書類があるのかわからなくなってしまいます。

書類をまとめたファイルを、どこにしまうか考えてください。
頻繁に使っている書類は、デスクの上や引き出しの手前に入れておきましょう。
あまり使っていない書類は、デスクの奥や遠くでも構いません。
ファイルに、名前を書いておくのが良い方法です。
すると中を確認しなくても、どのような書類が保管されているのかわかります。
工夫して書類を収納して、仕事を進めやすい環境にしてください。

似たような書類をまとめよう

制作した日付ごとにまとめたり、種類の同じ書類を一緒にすることで探しやすくなります。 今後も使用するかもしれないと考えて、わかりやすくファイリングしてください。 どこに何の書類があるかわからないと、目的の書類を探すまでに長い時間が掛かってしまいます。

取り出しやすい位置に置くもの

あまり使わない書類を、近くに置いていても意味がありません。 邪魔になるだけなので、引き出しの奥に入れるといいでしょう。 よく使う書類だけ、手前に入れてください。 デスクの上に置くのもいいですが、あまり置き過ぎると作業する時に邪魔だと感じてしまいます。