必要な書類だけ残しておこう

書類整理を効率的に行うコツとは?

取り出しやすい位置に置くもの

引き出しの手前に入れる

これまでに何度も使っていた書類は、引き出しの手前に入れてください。
すると必要な時にすぐ取り出せるので、無駄な時間が発生することはありません。
頻繁に使うのに遠くにあると、いちいち取りに行かなければいけないので余計な時間が発生します。
仕事をスムーズに終わらせるためには、少しの時間でも無駄にしないでください。

1か月に1回ぐらいでしか使わない書類は、遠くに置いていても大丈夫です。
書類をまとめたファイルを、デスクの上に置く人が見られます。
1つや2つならいいですが、それ以上の数になると場所を取ります。
作業スペースが狭くなって、効率が悪くなるかもしれません。
なるべく、引き出しの中にしまった方がいいでしょう。

名前を書いておこう

どんな書類が収納されているのか一目でわかるように、ファイルに名前を書くのがいい方法です。
何も書いていなくて、しかも同じ色のファイルだと中を開いて確認しないといけないので面倒です。
顧客情報など、名前をきちんと書いておきましょう。
シールを貼ったり、色違いのファイルを使って区別する方法もあります。

様々な方法を試して、最も使いやすい方法を採用してください。
大事な書類は、絶対になくさないように注意しましょう。
過去に使った書類を、急に上司に見せなければいけない時が来るかもしれません。
その時にすぐ提出できないと、だらしない人だと思われます。
自分の印象が悪くなるので、常に書類は整理整頓されていなければいけません。


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