必要な書類だけ残しておこう

書類整理を効率的に行うコツとは?

似たような書類をまとめよう

書類を制作した日

日付ごとにまとめると、後から書類を探した時にすばやく見つけられるので便利です。
ファイリングする時のことを考えて、書類を作成する際は必ず日付を記載してください。
仕事で行き詰まった時に、過去に作成した書類を確認することでヒントを得られるかもしれません。
困った時はすぐ、書類を見直しましょう。

ずっと頭の中で考えていても、いいアイデアは浮かびません。
時間を無駄に使わないよう、書類を整理した見やすい状態を作りましょう。
古い処書類から順番に、ファイリングしてください。
すると書類が増えたら上から重ねていけばいいので、今後のファイリングが楽になります。
適当に収納して、書類がどこにあるかわからないという状態にならないよう気をつけましょう。

仕事のジャンルごと

複数のジャンルの書類があるなら、それぞれを分別してください。
顧客情報の中に新商品の書類が混ざっていると、混乱してしまいます。
探しにくくもなるので、分けてファイリングした方がいいでしょう。
その上で日付が古いものから順番にまとめると、もっと見やすくなります。
また、書類のサイズに合うファイルを用意してください。

ファイルのサイズが小さいとはみ出してしまいますし、大きいと存在が邪魔になってしまいます。
書類の大きさを、一定に揃えることも重要です。
それぞれの書類によって大きさが異なると、どのファイルに収納すればいいのかわからなくなってしまいます。
一般的な大きさのファイルだったら、どこでも販売されているでしょう。


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